Viele Unternehmen versuchen, ihre ESG-Daten mit Excel-Listen und manuellen Prozessen zu managen. Das Ergebnis: Eine Datenerhebung, die nicht einheitlich ist und ein fehleranfälliger Prozess, der wenig Spaß macht. Doch es geht auch anders. iron hat Homann Holzwerkstoffe bei der Auswahl eines geeigneten Tools für das ESG-Datenmanagement des Unternehmens begleitet – von der Analyse des Status quo über die Demo-Termine mit den Anbietern bis zur finalen Tool-Auswahl. Die Erkenntnis: Der Markt bietet unzählige ESG-Tools, doch nicht jedes davon passt auch zu jedem Unternehmen. Warum es sich lohnt, etwas Zeit in die fundierte Auswahl eines geeigneten Tools zu investieren, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die manuelle Erhebung von ESG-Daten stößt schnell an ihre Grenzen. Auch bei Homann Holzwerkstoffe zeigte sich ein Bild, das bei den meisten mittelständischen Unternehmen noch die Regel ist: Die Datenerhebung fand bisher auf Basis von Excel und manuellen E-Mail-Abfragen statt. Dabei werden Daten teilweise uneinheitlich und oft manuell aus verschiedenen Systemen wie SAP oder PowerPoint ausgelesen. Die automatische Konsolidierung der Standortdaten fehlte, was eine weitere potenzielle Fehlerquelle darstellt. Hinzu kamen Sprachbarrieren an den Standorten im Ausland. Dies resultierte in einem enormen Aufwand für die ESG-Managerin, die Daten fristgerecht und in gewünschter Qualität zusammenzutragen.
Was im Rahmen der bisher freiwilligen Berichterstattung noch zu stemmen war, wird gerade im Hinblick auf die künftigen CSRD-Berichtspflichten weiter erschwert werden. Denn ohne strukturiertes Datenmanagement wird die ESG-Berichterstattung zur Sisyphusarbeit – gerade wenn unterschiedliche Anfragen von Kunden, Banken oder für interne Reports beantwortet werden müssen. Ein professionelles ESG-Datenmanagement-Tool, mit dem Sie Daten nicht nur erheben, sondern auch automatisiert berichten können, schafft hier Abhilfe. Automatisierte Prozesse, mehr Transparenz und eine höhere Akzeptanz. Doch welches Tool ist das richtige für Ihr Unternehmen?
Vom Status quo zur finalen Tool-Auswahl
iron stand Homann Holzwerkstoffe bei der Auswahl des passenden Tools beratend zur Seite. Im ersten Schritt wurde eine Status quo-Analyse durchgeführt: Was läuft bisher gut? Wo liegen Schwachstellen? Welche Daten sind bereits vorhanden? Und ist die aktuelle Datenqualität gemäß den Anforderungen der ESRS-Standards?
Auf Basis dieser Analyse wurden gemeinsam klare Tool-Anforderungen erarbeitet: Automatisierte Datenerfassung, Mehrsprachigkeit, Schnittstellen zu bestehenden Systemen, Audit-Sicherheit und eine intuitive Benutzeroberfläche waren zentrale Kriterien. iron stellte eine erste Auswahl potenzieller Tools vor, aus der Homann Holzwerkstoffe drei Anbieter für Erstgespräche auswählte.
In den Demos präsentierten die Anbieter ihre Lösungen anhand konkreter Beispiel-Kennzahlen. Jedes Tool hatte dabei seine Stärken in verschiedenen Bereichen wie KI-Unterstützung, Simultanübersetzung der Dateneingaben, Benutzerfreundlichkeit oder Verfügbarkeit von Schnittstellen.
Die kritischen Schritte vor und während der Tool-Implementierung
Doch auch ein Tool allein löst nicht alle Probleme – ohne klare Governance, definierte Prozesse und methodische Grundlagen bleibt auch das beste System wirkungslos. Deshalb erarbeitete iron einen Leitfaden mit drei zentralen Bausteinen:
1. Governance & Verantwortlichkeiten: Wer ist für welche Daten verantwortlich? Wie werden Schulungen organisiert? Wie ist der ESG-Datenmanagementprozess an die Finanzberichterstattung angebunden? Klare Rollen sorgen hierbei für Struktur und Ownership. Und auch ein kontinuierlicher Kommunikations- und Feedbackprozess sind entscheidend, um alle Beteiligten mitzunehmen – gerade zu Beginn der Implementierung.
2. Datenerhebungsprozesse: In welcher Frequenz werden Daten erhoben? Welche Datenquellen sind verbindlich? Wie wird Vollständigkeit geprüft? Eine klare Verfahrensanweisung mit Fristen, Zuständigkeiten und Plausibilitätsprüfungen schafft Verlässlichkeit – und macht den Prozess auditfest.
3. Methodik der Datenerhebung: Welche Definitionen gelten für welche Kennzahlen? Welche Emissionsfaktoren werden verwendet? Wie werden Annahmen dokumentiert? Sogenannte von iron entwickelte „Indikatoren-Steckbriefe“ schaffen einheitliche Standards. Die Anwendung anerkannter Methoden wie dem GHG Protocol oder ISO-Normen sichert dabei Vergleichbarkeit über Zeiträume hinweg.
„Die schiere Anzahl an ESG-Tools überfordert. Dank unserer mehrjährigen Zusammenarbeit kennt iron unsere Unternehmensstruktur sehr gut und hat uns auf dieser Grundlage geholfen, das für uns passende Tool zu identifizieren.“
Christina Busch, Nachhaltigkeitsmanagerin bei Homann Holzwerkstoffe
Fazit: Ein solides ESG-Datenmanagement als Basis für ein effizientes Reporting
ESG-Tools gibt es wie Sand am Meer – doch nicht jedes passt zu jedem Unternehmen. Die Tool-Landschaft ist komplex und eine unüberlegte Wahl kann ein Unternehmen viel Zeit und Geld kosten. Ein strukturierter Auswahlprozess, wie iron ihn für Homann Holzwerkstoffe durchgeführt hat, lohnt sich: Er schafft Klarheit, spart Ressourcen und legt den Grundstein für ein solides ESG-Datenmanagement, das innerhalb des Unternehmen Akzeptanz findet.
Ab dem Geschäftsjahr 2027 müssen Unternehmen der sogenannten zweiten Welle prüfsichere Daten für die CSRD-Berichterstattung erheben. Dies betrifft nicht nur die, die selbst unter die CSRD-Berichtspflicht fallen, sondern auch deren Kunden und Lieferanten, von denen aufgrund des sogenannten „Trickle-Down-Effekts“ ESG-Daten abgefragt werden. Daher empfiehlt es sich, das Jahr 2026 zu nutzen, um den ESG-Datenmanagementprozess aufzusetzen, damit ab dem 1. Januar 2027 Daten reibungslos und prüfsicher erhoben werden können.
Wer jetzt handelt, verschafft sich nicht nur regulatorische Sicherheit, sondern auch einen strategischen Vorteil: Strukturiertes ESG-Datenmanagement schafft Transparenz, erhöht die Glaubwürdigkeit gegenüber Stakeholdern und reduziert den Aufwand in der Berichterstattung erheblich.
